Hankehallinta- ja työajanseurantajärjestelmä(-t) Haaga-Helia ammattikorkeakoululle

Hankinnan kohteena on Haaga-Helian (myös "tilaaja" tai "hankintayksikkö") käyttöön tuleva järjestelmäkokonaisratkaisu (jatkossa "Ratkaisu"), joka sisältää seuraavat toiminnallisuudet: Hankehallinnan sekä Työajanseurannan ja Projektipalkkojen jyvityksen (Jakoajo). Ratkaisu hankitaan SaaS-palveluna. Ratkaisu voi koostua osaratkaisuista ja siten yhdestä tai useammasta yhteensopivasta järjestelmästä. Hankintayksikön tavoitteena on hankkia Ratkaisu ensisijaisesti kokonaisratkaisuna, joka voidaan toteuttaa joko yhden tai kahden toimittajan mallilla. Yhden toimittajan mallissa Ratkaisu toimitetaan kokonaisratkaisuna (AB) sisältäen Hankehallinnan (A) sekä Työajanseurannan ja Jakoajon (B). Kahden toimittajan mallissa Ratkaisu hankitaan osaratkaisuina kahdelta eri toimittajalta, joista toinen toimittaa osaratkaisuna Hankehallinnan (A) ja toinen osaratkaisuna Työajanseurannan sekä jakoajon (B). Hankintayksikkö voi kuitenkin hankkia pelkästään Hankehallinnan osaratkaisun (A) tilanteessa, joka on kuvattu Tarjouspyynnön liitteessä 13 "Tarjousten vertailu", Tarjoaja sitoutuu tarjouksen tehdessään toteuttamaan A:n ja B:n välisen integraation, jossa urakkarajana on tilaajan Frends-integraatioalusta. Mikäli Ratkaisun toimittajaksi valitaan kaksi eri toimittajaa, sopijapuolet voivat keskenään sopia integraatioiden toteutuksesta tarkemmin, mukaan lukien point-to-point -ratkaisu. Edellytyksenä tällöin kuitenkin on, että integraatiosta tilaajalle syntyvä kustannus ei ylitä sopimuksessa määriteltyä summaa. Jos Ratkaisun toimittajaksi valitaan kaksi eri toimittajaa, tarjoaja sitoutuu tarjouksen tehdessään tekemään yhteistyötä toisen toimittajan kanssa. Sopimuksen mukainen laskutus edellyttää, että osaratkaisut A ja B yhdessä toimivat hyväksyttävästi. Hankinnan kohde, sekä tarjoajaa ja hankinnan kohdetta koskevat vaatimukset sopimusehtoineen on kuvattu yksityiskohtaisesti tarjouspyynnössä ja tarjouspyynnön liitteenä olevissa hankinta-asiakirjoissa. TOIMITUSAIKATAULU Tavoitteena on aloittaa käyttöönottoprojekti syksyllä 2025 ja ottaa Ratkaisu tuotantokäyttöön viimeistään keväällä 2026. HANKINNAN JAKAMINEN OSIIN JA VALINTAPERUSTEISTA Hankinta on jaettu kahteen eri osa-alueeseen seuraavasti: OA A) Ratkaisun osan toimitus osaratkaisuna: Hankehallinta OA B) Ratkaisun osan toimitus osaratkaisuna: Työajanseuranta ja Projektipalkkojen jyvitys (Jakoajo) Tarjoaja voi tarjota osaratkaisua A tai B taikka kokonaisratkaisua AB. Halutessaan tarjoaja voi kuitenkin tarjota myös erikseen osa-alueita A ja B sekä samanaikaisesti jättää tarjouksensa myös kokonaisratkaisusta AB. Kokonaisratkaisua koskevat omat tarjoajan soveltuvuutta sekä hankinnan kohdetta koskevat vaatimuksensa ja tämän vuoksi hankintayksikkö on toteuttanut kokonaisratkaisun tarjoamisen omassa osa-alueessaan. Hankinnan jakaminen kolmeen osaan on siten tekninen toteutus eikä kyseinen osa-alue ole varsinaisesti oma, erillinen hankinnan osansa. Tarjousten vertailu ja päätökseen vaikuttavat perusteet on esitetty tarkemmin tämän tarjouspyynnön liitteessä A Tarjousten vertailu ja A.1 Tarjousten pisteytys ja vertailutaulukko. HANKINTAMÄÄRIEN SITOVUUS Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta tai toimittajalle yksinoikeutta toimittaa Ratkaisua., OA A - Ratkaisun toimitus osaratkaisuna: Hankehallinta Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä sekä sen liitteissä. SOPIMUSKAUSI JA SOPIMUSHINTOJEN VOIMASSAOLO Sopimuskauden arvioitu alkamisajankohta on 1.6.2025. Sopimus on voimassa määräaikaisena kaksi (2) vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana. Jos sopimuksen voimaantulo muuttuu, myös sopimuksen päättyminen muuttuu vastaavasti siten, että määräaikainen sopimuskausi on kahden (2) vuoden mittainen. Sopimuksen hinnat ovat kiinteänä voimassa kahden (2) vuoden määräaikaisen sopimuskauden ajan, jonka jälkeen hintoja voidaan muuttaa siten, kuin sopimuksessa on sovittu., OA B - Ratkaisun toimitus osaratkaisuna: Työajanseuranta ja Projektipalkkojen jyvitys (Jakoajo) Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä sekä sen liitteissä. SOPIMUSKAUSI JA SOPIMUSHINTOJEN VOIMASSAOLO Sopimuskauden arvioitu alkamisajankohta on 1.6.2025. Sopimus on voimassa määräaikaisena kaksi (2) vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana. Jos sopimuksen voimaantulo muuttuu, myös sopimuksen päättyminen muuttuu vastaavasti siten, että määräaikainen sopimuskausi on kahden (2) vuoden mittainen. Sopimuksen hinnat ovat kiinteänä voimassa kahden (2) vuoden määräaikaisen sopimuskauden ajan, jonka jälkeen hintoja voidaan muuttaa siten, kuin sopimuksessa on sovittu., Kokonaisratkaisu AB - Ratkaisun toimitus kokonaisratkaisuna: Hankehallinta + Työajanseuranta ja Projektipalkkojen jyvitys (Jakoajo). Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä sekä sen liitteissä. SOPIMUSKAUSI JA SOPIMUSHINTOJEN VOIMASSAOLO Sopimuskauden arvioitu alkamisajankohta on 1.6.2025. Sopimus on voimassa määräaikaisena kaksi (2) vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana. Jos sopimuksen voimaantulo muuttuu, myös sopimuksen päättyminen muuttuu vastaavasti siten, että määräaikainen sopimuskausi on kahden (2) vuoden mittainen. Sopimuksen hinnat ovat kiinteänä voimassa kahden (2) vuoden määräaikaisen sopimuskauden ajan, jonka jälkeen hintoja voidaan muuttaa siten, kuin sopimuksessa on sovittu.,