Konferenssin tapahtumatilat ja majoituspalvelut - Helsinki
- Ilmoituksen laji
- Ennakkoilmoitus
- Julkaistu
- 19.11.2025
Hankinnan tiedot
Tiedot ovat hankintayksikön ilmoituksesta sellaisinaan; menettely, toteutuspaikka ja CPV-koodin pääryhmä on nimetty suomeksi. Sanasto
Lähde: Hilma, ilmoitus 2025-034374.
- Arvioitu arvo
- 200 000 €
- Mitä hankitaan
- Palvelut
- Hankinnan laji
- EU-hankinta
- Hankinnan ala (CPV-koodit)
- Hotelli-, ravintola- ja kauppapalvelut (55120000)
- Toteutuspaikka (NUTS)
- Helsinki-Uusimaa (FI1B1)
Kuvaus
Hankintayksikön oma kuvaus hankinnasta.
Lähde: Hilma, ilmoitus 2025-034374. Liitteet ja yhteystiedot ovat alkuperäisessä ilmoituksessa.
Konferenssin tapahtumatilat ja majoituspalvelut - Helsinki Ulkopoliittinen instituutti järjestää vuosittain kansainvälisen konferenssin, joka kokoaa yhteen ulko- ja turvallisuuspolitiikan asiantuntijoita, päättäjiä ja vaikuttajia Suomesta ja ulkomailta. Hankittava palvelu kattaa tapahtumaan liittyvät tilapalvelut, tarjoilut ja puhujien majoituksen.
Hankinta koskee vuosien 2026, 2027 ja 2028 tapahtumia. Vuoden 2026 tapahtumasta tehdään varsinainen sopimus. Vuodet 2027 ja 2028 ovat optiovuosia, joista tehdään erillinen hankintapäätös vuosittain.
Tapahtumien ajankohdat:
2026: to 1.- su 4.10.2026
2027: to 30.9. – su 3.10.2027 (optio)
2028: to 28.9. – su 1.10.2028 (optio)
Tapahtumatilojen vähimmäisvaatimukset:
Tapahtumatilojen tulee sijaita Helsingin keskustassa tai sen läheisyydessä ja olla sellaisen hotellin yhteydessä, jossa osallistujat voivat majoittua konferenssin ajan. Osallistujia tulee arvion mukaan olemaan yhtäaikaisesti paikalla enimmillään noin 300 henkilöä.
Tarvittavat tilat:
- Tasokas ja näyttävä yhtenäinen konferenssihuone, jossa kalustus mahdollinen cabaret-muodossa vähintään 200:lle sekä 100 lisäpaikkaa tuolirivein
- Konferenssihuoneen välittömästä läheisyydestä vähintään 9 kokoushuonetta
- Kokoustilojen välittömässä läheisyydessä tila tauko- ja lounastarjoiluille. Tarjoilut nautitaan mieluiten seisten.
- Aulatila ilmoittautumiselle sekä mahdolliselle turvatarkastuspisteelle
- Naulakkopalvelu
- Kaikkien tilaisuuden käytössä olevien tilojen (myös tarjoilutilat) tulee olla tilaajan yksityiskäytössä.
Ulkopoliittinen instituutti tarjoaa standard-luokan tai vastaavan tason majoituksen 1hh konferenssin puhujille.
Majoituskapasiteetin tarve:
- torstai-perjantai 15 huonetta/yö
- perjantai-lauantai 35 huonetta/yö
- lauantai-sunnuntai 35 huonetta/yö
Konferenssin osallistujien tarvitsema majoituskapasiteetti on noin 50–100 huonetta. Konferenssin osallistujat varaavat ja maksavat tarvitsemansa majoituksen itse oman tarpeensa ja huoneiden saatavuuden mukaisesti.
Lisätietoja kokoustiloista, tarjoiluista sekä majoituksesta myöhemmin julkaistavasta hankintailmoituksesta.,