Dokumentinhallintajärjestelmän ja sähköisen arkiston hankinta

Dokumentinhallintajärjestelmän ja sähköisen arkiston hankinta Saarijärven kaupungin hankintayksikkö käynnistää neuvottelumenettelyn sähköisen arkiston hankkimiseksi Hankinnan tavoitteena on kustannustehokas, pitkäaikainen ja luotettava arkistoratkaisu, joka soveltuu sekä lähi- että pysyvään säilytykseen ja täyttää SÄHKE2-sertifioinnin vaatimukset. Neuvottelumenettelyn avulla kartoitetaan markkinatilanne, toimittajien ratkaisut sekä kyvykkyys toimittaa moderni, taloudellinen ja pitkäikäinen kokonaisratkaisu. Hankintayksikkö pidättää oikeuden keskeyttää menettelyn, mikäli tarjotut ratkaisut eivät vastaa tarpeita. Tässä vaiheessa hankintayksikkö ei sitoudu euromääräisiin hankintoihin; kustannukset määritellään neuvotteluissa valitun toimittajan kanssa. Arvio vuosittaisista kuluista: 10 000–20 000 € / vuosi. ________________________________________ Hankinnan kohde • Dokumentinhallintajärjestelmä • Sähköinen arkisto ________________________________________ Tavoitteet ja laajuus Ratkaisun tulee: • Olla SÄHKE2-sertifioitu • Kyetä hallitsemaan satojatuhansia asiakirjoja • Sisältää integraatiotyökalut (vähintään M365, asianhallinta, tiedonohjaus ja noin 10 kriittistä järjestelmää) • Toimia aluksi on-premise ja mahdollistaa myöhemmin siirtyminen pilviympäristöön • Tarjota tilaajalle mahdollisuus konfiguroida ja hallita alustaa itsenäisesti Ratkaisun tulee olla laajennettavissa mm.: • Dokumentinhallinta • Sähköinen allekirjoitus • Sopimushallinta • Omaisuudenhallinta • Teknisten hankkeiden dokumentointi • Sähköiset lomakkeet • Asiakirjaton tallennus (esim. rekisterialustana) Tarkemmat vaatimusmäärittelyt täsmennetään toimittajien kanssa käytävissä neuvotteluissa. ________________________________________ Toimittajilta pyydettävät tiedot • Näkemys ratkaisun kokonaisarkkitehtuurista ja sen sijoittumisesta yleiseen tietojärjestelmäkokonaisuuteen • Kuvaus ratkaisun laajennettavuudesta ja hallintamahdollisuuksista • Julkisen sektorin referenssit • Ohjelmistotalon roadmap, elinkaari ja taloudellinen kyvykkyys • Tiedot toimittajan taloudellisesta tilanteesta, projektiosaamisesta ja asiantuntijoiden referensseistä ________________________________________ Neuvotteluissa toteutettavat demo-tapaukset • Tallentaminen arkistoon • Hakeminen arkistosta • Julkaisu arkistosta • Sähköpostin lähettäminen arkistosta • Metatiedon muokkaus yksittäistapauksessa • Metatietojen massamuokkaus ________________________________________ Arvio Arkiston käyttäjämääristä • 2 arkiston pääkäyttäjää • n. 6 vastuualueen pääkäyttäjää ________________________________________ Menettely ja aikataulu • Ilmoittautuminen neuvottelumenettelyyn: 13.1.2026 klo 12.00 • Neuvottelujen aloitus: 1/2026 • Lopullisen tarjouspyynnön julkaisu: 2/2026 ________________________________________ Neuvottelumenettelyn perustelut • Hankinnan kohde on teknisesti ja toiminnallisesti monimutkainen, ja toteutustavat vaihtelevat markkinoilla • Neuvottelumenettely mahdollistaa vaatimusten täsmentämisen ja ratkaisujen vertailun tarjoajien kanssa, mikä on hankintalain mukaan perusteltua • Sähköinen arkistointi vaatii sekä teknistä että lainsäädännöllistä asiantuntemusta – toimittajan tuella varmistetaan laadukas toteutus • Menettely mahdollistaa tarpeiden syvällisen purkamisen, riskien kartoituksen ja joustavan ratkaisun räätälöinnin • Kokonaisuus (arkistointi, metatietomallit, sähköinen allekirjoitus, sopimushallinta) on avoimeen tarjouspyyntöön nähden kompleksinen – neuvottelumenettely tarjoaa parhaan mahdollisuuden tarjousvertailuun ja vaihtoehtojen täsmentämiseen ________________________________________ Neuvottelumenettelyyn ilmoittautuminen • Lähetä viesti osoitteeseen kirjaamo@saarijarvi.fi tai jari.manninen@saarijarvi.fi,