Tapahtumakumppani kotimaan ja ulkomaan tapahtumille

Business Finland (BF tai tilaaja) suunnittelee, osallistuu ja järjestää niin kotimaassa kuin ulkomailla erityyppisiä tapahtumia, joihin haemme nyt tapahtumakumppaneita. Haemme useampia toimittajia kattamaan Business Finlandin tarpeet pienistä kotimaan tapahtumista kansainvälisiin messuihin. Hankinnan kohteena on nelivuotinen puitejärjestely, joka jakaantuu neljään osa-alueeseen: • osa-alue 1: Sähköisten tapahtumien järjestäminen ja tuki • osa-alue 2: Tapahtumakumppani kotimaan tapahtumille • osa-alue 3: Kumppani isoihin tapahtumiin • osa-alue 4: Messukumppani kotimaassa ja ulkomailla. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin liitteessä 1 Hankinnan kohteen kuvaus. Haemme kumppaneita, jotka kykenevät toteuttamaan tapahtumia Business Finland Oy:lle ja Business Finland Innovaatiorahoituskeskukselle, sekä alabrändeille Work In Finland, Film In Finland, Invest In Finland ja Visit Finland (kaikki yhteisesti tässä hankinnassa ”Business Finland”). , Osa-alue 1 Sähköisten tapahtumien järjestäminen ja tuki Osa-alueen 1 ”Sähköisten tapahtumien järjestäminen ja tuki” hankinnan kohteena on toimittajan osallistuminen tilaajan sähköisten tapahtumien järjestelyihin. Sähköiset tapahtumat voivat olla täysin verkossa toteutettavia webinaareja tai livetapahtumia asiakkaiden kanssa joko hybriditapahtumana (asiakkaita sekä verkossa, että paikan päällä) tai täysin paikan päällä toteutettavia seminaareja. Osa-alueelle valitaan neljä (4) toimittajaa. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin liitteessä 1 Hankinnan kohteen kuvaus., Osa-alue 2 Tapahtumakumppani kotimaassa Tapahtumakumppani kotimaassa huolehtii tilaajan kotimaan tapahtumien käytännön järjestelyistä yhdessä tilaajan kanssa. Osa-alueelle 2 eivät kuulu messutapahtumien järjestelyt, joita koskee osa-alue 4. Tapahtumakumppanilta voidaan tarvittaessa tilata myös apua ulkomaan tapahtumien järjestelyissä. Kotimaan tapahtumia toteutetaan mm. Team Finland -talossa Porkkalankadulla Helsingissä ja erilaisissa muissa tapahtumatiloissa ympäri Suomea. Pääasiassa tapahtumakumppani vastaa sovituista tapahtuman käytännön järjestelyistä, aikataulutuksesta, ohjeistuksesta, tuesta ennen tilaisuutta ja sen aikana, mahdollisesti vieraiden vastaanottamisesta ja/tai nimikorttien teettämisestä ym. Tapahtumia on muutaman kymmenen ihmisen tapahtumista isompiin usean sadan henkilön tilaisuuksiin. Pääasiassa henkilömäärä tilaisuuksissa on kuitenkin noin 30-300 henkilöä. Osa-alueelle valitaan kolme (3) toimittajaa. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin liitteessä 1 Hankinnan kohteen kuvaus., Osa-alue 3 Kumppani isoihin tapahtumiin Isojen tapahtumien kumppani toteuttaa pääasiassa Business Finlandin suurimpia tapahtumia Suomessa ja isoja kokonaisuuksia myös kansainvälisesti. Tapahtumat ovat monilta osin avaimet käteen -toteutuksia, mutta sisällön suunnittelun osalta päävastuu on aina Business Finlandilla. Toimittajalta odotetaan kuitenkin vahvaa roolia tapahtuman suunnittelussa, innovoinnissa, projektinjohtamisessa ja esim. esiintyjien, puhujien ja sidosryhmien kontaktoinnissa. Business Finland toteuttaa isoja tapahtumia myös ulkomailla, jolloin toimittajalta vaaditaan läsnäoloa paikan päällä kohdemaassa sovitun ajanjakson ajan. Osa-alueelle valitaan kolme (3) toimittajaa. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin liitteessä 1 Hankinnan kohteen kuvaus., Osa-alue 4 Messukumppani kotimaassa ja ulkomailla Osa-alueen 4 hankinnan kohteena on messukumppani toteuttamaan tilaajan messuosastoja, joissa ei ole mukana maksavia suomalaisia yrityksiä, Suomessa ja ulkomailla toteutettaville messuille. Osa-alueelle sisältyvissä messuosallistumisissa tapahtumakumppanin roolina on suunnitella osaston ulkoasu Suomibrändin ja Happiness -konseptin mukaisesti yhteistyössä Business Finlandin tiimin kanssa, huolehtia osaston rakentamisesta ja kaikista siihen liittyvistä yksityiskohdista, vakuutuksista ja yhteydenpidosta messuorganisaatioon päin, varata siivous/sähköt jne., toimia sovittaessa tukena messujen aikana ja hoitaa osaston purkaminen. Osa-alueelle valitaan kolme (3) toimittajaa. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin liitteessä 1 Hankinnan kohteen kuvaus.,