Tulkkaus- ja käännöspalvelujen hankinta

Hankinnan kohteena ovat tulkkauspalvelut (päänimikkeistö CPV-koodi 79540000-1) ja käännöspalvelut (CPV-koodi 79530000-8). Tulkkaus- ja käännöspalvelut hankitaan yhteishankintana Kemi-Tornionlaakson koulutuskuntayhtymä Lappialle ja samaan konserniin kuuluvalle tytäryhtiölle Lappia-Koulutus Oy:lle, sekä mahdollisesti myös koulutuskuntayhtymän hallinnoimien hankkeiden tulkkaus- ja käännöstarpeisiin. Hankinnan ennakoitu arvo on noin 42.000,00 euroa/vuosi. Puitejärjestelyn kesto/sopimuskausi on yksi (1) vuosi ajalla 14.2.2025 - 13.2.2026. Lisäksi tilaaja varaa oikeuden kahteen (2) yhden (1) vuoden mittaiseen optiokauteen, optiokaudet 14.2.2026-13.2.2027 ja 14.2.2027-13.2.2028. Tilaaja tekee option käytöstä erillisen päätöksen ja ilmoittaa option käytöstä viimeistään kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Osatarjouksia voi jättää joko yhteen tai molempiin sisältöalueisiin. Tarjoajilla tulee olla kokemusta vastaavien palvelujen tulkkaus- ja/tai käännöspalvelujen tuottamisesta. Ammattiopisto Lappia ja Lappia-Koulutus Oy järjestävät Meri-Lapissa, Rovaseudun ja Lapin työllisyysalueilla maahanmuuttajille alkukartoituksia ja kotoutumiskoulutuksia, sekä KT-TUVA -koulutuksia. Tulkkaus tapahtuu pääasiassa etätulkkauksena Teams- tai puhelinyhteydellä. Käännöstyöt sisältävät pääasiassa ohjeistusten, oppimateriaalien ja muun opiskelussa tarvittavan materiaalin kääntämistä opiskelijan äidinkielelle. Hankittaviin palveluihin kuuluu tulkkaus- ja käännöspalveluja mm. seuraavien Lapissa eniten puhuttujen kielten osalta: • burma • venäjä • amhara • arabia • tagalog • thai • ukraina • englanti • persia • turkki • ranska • dari • karen • somali • swahili Hankinta on jaettu kahteen (2) sisältöalueeseen seuraavasti: 1. Tulkkauspalvelut • Maahanmuuttajien alkukartoitukseen liittyvät tulkkaustarpeet • Kotoutumiskoulutuksiin liittyvät tulkkaustarpeet • KT-TUVA -koulutuksiin liittyvät tulkkaustarpeet • Muut vieraskielisten asiakkaiden tulkkaustarpeet (hintalomakkeella voi ilmoittaa myös muut tarjottava kielet) Tulkkien tulee olla asioimistulkkauksen ammattilaisia ja sitoutuneita asioimistulkkien ammattisäännöstöön ja noudattaa tulkkausalalla vaadittavia eettisiä periaatteita. Tulkeilla on salassapito- ja vaitiolositoumus, ja vaitiolovelvollisuus säilyy myös puitejärjestelyn/-sopimuksen päätyttyä. Palvelutarpeen arvio tulkkauksen osuudesta on noin 95% hankinta-arvosta. Mikäli läsnätulkkausta on mahdollista järjestää erityisesti maahanmuuttajien alkukartoituksen ja kotoutumiskoulutusten yhteydessä, läsnätulkkauksen järjestämisen vasteaika tulee ilmoittaa. Läsnätulkkaus ei ole olennainen osa palvelutarvetta. 2. Käännöspalvelut Käännöspalveluiden osuus palvelutarpeesta on noin 5% ja hankittava palvelu sisältää lähinnä mm. koulutus- ja oppimateriaalien, erilaisten ohjeistusten sekä opiskelijoiden lähtömaan tutkintotodistusten kääntämistä suomen kielelle (henkilökohtaistaminen ja hyväksiluvut). Käännöspalvelut on kuvattava omana erillisenä toteutussuunnitelmana. Tilaaja edellyttää tulkkaus- ja käännösmateriaalien tekemistä tarvittaessa tilaajan toimittamille dia- ja asiakirjapohjille. Tilaaja toteuttaa säännöllisesti alkukartoitus- ja kotoutumis-, sekä KT-TUVA-koulutuksista asiakastyytyväisyyskyselyn tulkkaus- ja käännöspalvelujen osalta arvosteluasteikolla 1 – 5 seuraavasti (5 = erittäin hyvä ja 1 = heikko). Tilaaja edellyttää asiakastyytyväisyystuloksen olevan vähintään neljän (4). Toistuvat alle neljä (4) tulokset voivat aiheuttaa viiden (5) prosentin sanktion tilatun palvelun hinnasta. Hankinta toteutetaan puitejärjestelynä, jossa valitaan kaikkiaan 1-3 puitesopimustoimittajaa/osa-alue, joiden kanssa Tilaaja tekee puitesopimuksen. Puitejärjestelyn ehdot määräytyvät tarjouspyyntöasiakirjojen perusteella. Toimeksiannot tehdään asiakastarpeiden perusteella puitejärjestelyyn valituilta tarjoajilta sopimuskauden aikana. Tulkkauspalvelut (CPV-koodi 79540000-1) Osa 1. Tulkkauspalvelut Ammattiopisto Lappia ja Lappia-Koulutus Oy pyytää tarjoustanne tulkkauspalvelujen tuottamisen osalta seuraaviin toisen asteen opiskelijoiden lähtötaso-, alkukartoitus-, koulutusasiointi-, kielituetun vieraskielisen siirtymävaiheen koulutuksen aloituksiin, sekä muihin Lappia-konsernin vieraskielisille opiskelijoille suunnattuihin tulkkaustarpeisiin: A. Maahanmuuttajien alkukartoituksessa tarvittavat tulkkauspalvelut (lähtötason arviointikeskustelujen , koulutussuunnitelmien ja muut tarvittavat tulkkaamiset) B. Kotoutumiskoulutuksiin tulevien opiskelijoiden tulkkauspalvelut (lähtötason arviointikeskustelujen, koulutussuunnitelmien ja työhönohjautumisen tulkkaamiset) C. KT-TUVA -koulutusten lähtötason arviointikeskustelujen, tutkintovalmentamisen ja muut tarvittavat tulkkaamiset D. Muut vieraskielisten asiakkaiden tulkkaustarpeet Tulkkien suomen kielen taitotaso on oltava vähintään eurooppalaisen kielitaidon viitekehyksen CEFR (Common European Framework of Reference for Languages) taso B2 (itsenäisen kielitaidon perustaso) ja tulkattavan kielen taito on oltava vähintään hyvä. 1. Etätulkkaus Teams- tai puhelinyhteydellä Tulkkaus edellä mainittuihin kokonaisuuksiin toteutetaan ensisijaisesti Teams- tai tarvittaessa puhelinyhteydellä. Tulkkauspalvelujen puhelinnumero ei voi olla maksullinen palvelunumero. Palvelutarve on pääsääntöisesti virka-aikana klo 8.00-16.00 (Suomen aikaa). Palveluntuottajan tulee kuvata tulkkauspalvelun toteuttamistapa ja käytettävä sähköinen tilausjärjestelmä, käytettävissä oleva tulkkausasiantuntijoiden määrä sekä tulkattavat kielet. Palvelun hintaan sisältyy tulkkien perehtyminen aiheeseen, tulkkaukseen valmistautuminen sekä toimeksiannon koordinointi alusta loppuun. Mikäli palveluntuottajalla on mahdollisuus tarjota läsnätulkkausta Meri-Lapissa tai Lapin alueella, tulkkauspalvelun järjestämisen vasteaika ja tilauskäytäntö on kuvattava tarjouksessa. Tulkkauspalvelut tilataan puhelimitse tai palveluntuottajan sähköisen tilausjärjestelmän kautta. Palveluntuottajan on vahvistettava kaikki tilaukset sähköpostilla 24 tunnin kuluessa tilaamisajankohdasta. Ellei tilausta vahvisteta vaaditussa määräajassa, tilaus katsotaan peruuntuneeksi / hylätyksi. Tilatun läsnätulkkauspalvelun maksuton peruutus viimeistään 24h ennen tilattua aikaa, mikäli palveluntuottaja tarjoaa läsnätulkkausta Meri-Lapissa. Sähköisesti tilatun Teams- tai puhelinyhteydellä järjestetyn etätulkkauksen maksuton peruutus 10h ennen sovittua määräaikaa. Mikäli palveluntuottaja ei pysty toimittamaan tilatun kielen tulkkausta, hankintayksikkö pidättää oikeuden tilata tulkkaus muilta kuin puitejärjestelyn sopimuskumppaneilta asiakastarpeen niin vaatiessa. Palveluntuottaja huolehtii, että etätulkkauksessa ja erityisesti mahdollisessa läsnätulkkauksessa tulkit noudattavat täsmällisesti sovittuja aikatauluja. Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessa tulkkauskielet, myös ne kielet, joilla palveluntuottaja pystyy tekemään tulkkauspalveluja tässä tarjouspyynnössä listattujen kielten lisäksi. Puitejärjestelyn palveluntuottaja/-t valitaan kokonaistaloudellisen edullisuuden ja hinta-laatu -suhteen perusteella. Käännöspalvelut (CPV-koodi 79530000-8) Osa 4. Käännöspalvelut Käännöspalvelujen tuottajan suomen kielen taitotaso on oltava vähintään eurooppalaisen kielitaidon viitekehyksen CEFR (Common European Framework of Reference for Languages) taso B2 (itsenäisen kielitaidon perustaso) ja tulkattavan kielen taito on oltava vähintään hyvä. Palveluntuottajan tulee noudattaa käännöstyössä yleistä hyvää käännöstapaa ja alkuperäisen tekstin ulkoasua. Käännösten tulee olla virheetöntä hyvää kieltä, jossa säilytetään lähdekielen asiasisältö ja tyyli siten, että ne ovat käytettävissä virallisesti alkuperäisten asiakirjojen tavoin. Aineistojen siirrossa käytetään sähköpostia. Käännöstyön toimitusaika arvioidaan tilauksen yhteydessä ja vahvistetaan tilausvahvistuksessa. Käännöskielet on ilmoitettava tarjouksessa. Tilattua palvelua tuottavilla tulkeilla ja kääntäjillä on oltava hyvä suomen ja tulkattavan/käännettävän kielen taito. Lapissa eniten tarvittavat vieraat kielet on lueteltu alla: • burma • venäjä • amhara • arabia • tagalog • thai • ukraina • englanti • persia • turkki • ranska • dari • karen • somali • swahili Tarjoajan tulee ilmoittaa kielet, joilla käännöspalvelua suoritetaan, sekä kielitaidon taso. Lisäksi tarjoajan tulee ilmoittaa, mikäli tarjoajalla on edellytyksiä tehdä käännöspalvelua myös muilla kielillä kuin yllä mainituilla kielillä. Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouksessaan mahdolliset palvelupaketit, mikäli palveluntuottajalla on käytössään alennukset sivumäärittäin tehtävistä käännöstöistä. Puitejärjestelyn palveluntuottaja/-t valitaan kokonaistaloudellisen edullisuuden ja parhaan hinta-laatu -suhteen perusteella.