ICT-PALVELUT HELSINGIN KONSERVATORIO

ICT-palveluiden hankinta 1.HANKINTAYKSIKKÖ Helsingin Konservatorio on Helsingin Konservatorion Säätiö sr:n ylläpitämä yksityinen musiikkioppilaitos, jonka koulutustarjonta ulottuu musiikkileikkikoulusta ammatilliseen koulutukseen. ICT-palveluiden piirissä on noin 120 henkilökunnan jäsentä ja 78 opiskelijaa sekä päivittäin vaihteleva määrä oppilaitoksen tiloja ja palveluita käyttäviä asiakkaita. Palveluiden tilaajana toimii Helsingin Konservatorion Säätiö sr. Oppilaitos toimii kahdessa osoitteessa. Valtaosa toiminnasta järjestetään omissa toimitiloissa osoitteessa Ruoholahdentori 6 (00180 Helsinki). Pianonvirittäjäkoulutus (2 opettajaa, 12 opiskelijaa) toimii 400 neliön vuokratiloissa Helsingin Lauttasaaressa (Särkiniementie 5C). 2.NYKYINEN ICT-YMPÄRISTÖ Oppilaitoksen ICT-kumppanina toimii tällä hetkellä Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy. Tämän sopimusperusteisen yhteistyön päättyessä heinäkuussa 2025 oppilaitos tarvitsee kesäkuusta 2025 lukien uuden kumppanin seuraavien, pilvipalveluina toteutettavien, tällä hetkellä vielä Metropolian toimitusvastuulla olevien palvelukokonaisuuksien järjestämiseksi. .Nykyisen sopimuskumppanin jälkeenkin oppilaitoskiinteistöön jäävät seuraavat rakenteet ja laitteet:- Ethernet-verkkokaapelointi ja kytkinkaapit- valokuituyhteys ja sen vaatimat kaapeloinnit- työasemat ja kannettavat tietokoneet - henkilökohtaiset tulostimet ja käytäville sijoitetut monitoimilaitteet/verkkotulostimet. 3.HANKITTAVA PALVELUKOKONAISUUS Hankinnan tavoitteena on varmistaa jäljempänä kuvattujen ICT-palveluiden jatkuvuus kumppanin vaihdoksen myötä sekä parantaa pilvipalveluihin siirtymisen keinoin kustannustehokkuutta. Tavoitteena on löytää kumppani, joka pystyy ylläpitämään ja kehittämään oppilaitoksen ICT-ympäristöä ja siihen liittyviä palveluita. 3.1 KÄYTTÖÖNOTTO- JA SIIRTOPROJEKTI Projekti käynnistetään palveluita koskevan sopimuksen tultua allekirjoitettua helmikuussa 2025. Käyttöönotto- ja siirtoprojektiin sisällytetään myös lähtökohtaisesti pienryhmissä toteutettava henkilökunnan M365-koulutus, joka kattaa: - tutustuttamisen M365-ympäristön tarjoamiin mahdollisuuksiin sekä varsinkin SharePointin, OneDriven ja Teams-keskusteluryhmä-toimintojen käyttöön sekä- nykyisten tiedosto- sekä kansiorakenteiden siirtämistä koskevan neuvonnan Koulutusosion laajuus lasketaan 4 x 3 h mittaiselle on-site -koulutukselle Tilaajan toimitiloissa. Pienryhmissä toteutettavan koulutuksen lisäksi Tarjoaja järjestää elokuun 2025 alussa kahden arkiviikon (ma-pe) ajan klo 8-16 tukipäivystyksen Tilaajan toimitilassa. Käyttöönotto- ja siirtoprojektiin sisältyvät projektipäällikön palvelut ja edellä mainittuun koulutukseen ja tukipäivystykseen liittyvät asiantuntijapalvelut. Seuraavien palveluiden/osa-alueiden on oltava käytettävissä viimeistään 1.5.2025:-Microsoft 365, Entra ID -käyttäjätunnukset, MFA & Conditional Access – käyttäen päätelaitteita nykyisen ICT-kumppanin ympäristöstä. Kaikkien hankittavien Jatkuvien ICT-palveluiden on oltava käytettävissä ja tuotannossa viimeistään 15.6.2025. Projektin yhteydessä siirretään seuraavat kokonaisuudet nykyiseltä IT-palveluntarjoajalta uuteen perustettavaan Microsoft 365 -ympäristöön). Uuteen järjestelmään siirretään tieto sekä nykyisistä Windows-, että Google-ympäristöistä. Käyttäjätunnukset, käyttäjäryhmät, jakelulistat o OnPrem AD -> Entra ID -Sähköpostit ja kalenterit o OnPrem Microsoft Exchange -> Exhange Online -Microsoft 365 Teams o Nykyisen ICT-kumppanin M365 -> Tilaajan uusi perustettava M365 -Käyttäjien tiedostot kotilevyltä o OnPrem tallennuspalvelut -> OneDrive -Yhteiset tiedostot o OnPrem tallennuspalvelut -> SharePoint / Teams Verkkoasemista luovutaan (tarkkaamon mahdollisesti tarvitsemat erityisratkaisut hoidetaan paikallisesti). Käyttöönotto- ja siirtoprojektille on annettava kiinteä kokonaishinta Palveluiden hinnoittelu -liitteeseen (liite 1) ja sitä koskevat vaatimukset tulee hyväksyä Vaatimukset palveluille -liitteeseen (liite 2). 3.2 JATKUVAT ICT-PALVELUT Hankittavat ICT-palvelut muodostuvat seuraavista palveluista: -Loppukäyttäjäpalvelut o Service Desk tukipalvelut (etätuki) o Service Desk tukipalvelut (lähituki) -Microsoft 365 -hallintapalvelu o Microsoft 365 pääkäyttäjäpalvelu o Microsoft 365 varmuuskopiointi -Microsoft 365 käyttäjäidentiteettien hallintapalvelut o Käyttäjätilien elinkaaren hallinta -Päätelaitteiden hallinta- ja elinkaaripalvelut o Tietokoneille (hallinta & elinkaaripalvelut) o Mobiililaitteille (hallintapalvelut) -Päätelaitteiden tietoturvapalvelut o Tietokoneille ja mobiililaitteille -Lähiverkon palvelut kokonaispalveluna o Palomuuri o Verkkokytkimet o Langattomat tukiasemat o Lähiverkon verkkopalvelut -Tarjoajan palveluiden palvelunhallinta o Palvelunhallintapalvelu -Tulostuksen hallintapalvelut o Tulostusjonojen hallinta o Tulostuksenhallintajärjestelmän rajapinta M365-järjestelmäänKonservatoriokiinteistössä käytäväkoneina toimii 5 kpl Canon Imagerunner Advance DX C5740i laitetta. Nämä verkkotulostimet / monitoimikoneet siirtyvät toimimaan Canonin ylläpitämään UniFLOW Online-järjestelmään, jolla on yhteinen rajapinta M365-ympäristöön. Tarjoaja huolehtii osaltaan käyttöjärjestelmän rajapinnan / verkon toimimisesta. -Sähköposti- ja kalenteritoiminnot o Toimintojen hallinta ja ylläpito -Asiantuntijapalvelut o Yhteyshenkilö (palveluvastaava) o Lähitukea tarjoava asiantuntija Jatkuvien palveluiden kiinteä kokonaishinta kirjataan Palveluiden hinnoittelu -liitteeseen (liite 1) ja palveluita koskevat vaatimukset hyväksytään Vaatimukset palveluille -liitteessä (liite 2). 3.3 HANKITTAVIEN PALVELUIDEN RAJAUKSET Seuraavat ICT-palvelut eivät lähtökohtaisesti kuulu tähän hankintaan: -Monitoimilaitteet ja tulostuksenhallintaratkaisun järjestäminen -AV-laitteet ja -ratkaisut -Leasing-palvelut - Tilanvarausjärjestelmä (kilpailutetaan erikseen, tulee omaamaan rajapinnan M365-ympäristön kanssa) 4. TAUSTA- JA LISÄTIETOJA HANKITTAVIA PALVELUITA VARTEN 4.1 Loppukäyttäjäpalvelut Nykyisellään palvelupyyntöjä on vuodessa noin 200 kpl. Lähituen määrä yksi (1) päivä viikossa pois lukien loma-ajat (vuodenvaihde, juhannuksesta heinäkuun loppuun). Helsingin Konservatorion opetuksen käynnistyessä elokuun 2025 alussa tehostettu lähituki kahden arkiviikon (ma-pe) ajan klo 8-16. Etätukipalvelut (Service Desk ma-pe klo 8-16). 3.4 Microsoft 365 käyttäjäidentiteettien hallintapalvelut Henkilökunnan ja opiskelijoiden sähköpostiosoitteet ovat muotoa etunimi.sukunimi@konservatorio.fi. Oppilaitos toimittaa uusiin käyttäjätunnuksiin tarvittavat taustatiedot omista rekistereistään Tarjoajalle. 4.3 Päätelaitteiden hallinta- ja elinkaaripalvelut Nykyisiä laitteita (vrt. liite 4) käytetään niiden käyttöiän loppuun saakka. Tarjouksen tulee sisältää ehdotus laitekannan uudistamisessa noudatettavista periaatteista sekä kuvaus valmistajien palveluntarjoajalle mahdollisesti tarjoamista hankintaeduista. Muiden kuin 365-ohjelmistojen asennuksia ja päivityksiä päätelaitteille koskeva konsultointi tarvittaessa. Tarjoaja toimii konsulttina päätelaitteiden huoltoihin, käytöstä poistettujen laitteiden tiedonhävitykseen ja kierrätykseen sekä uushankintoihin liittyvissä asioissa. 4.4 Päätelaitteiden tietoturvapalvelut Päätelaitteiden tietoturva sisältäen haittaohjelmien torjunnan, tietoliikenteen suojauksen sekä päätelaitteelle asennettujen ohjelmistojen päivitykset. 4.5 Lähiverkon palvelut kokonaispalveluna Tarjoaja hankkii oppilaitoskiinteistön lankaverkon palvelut sekä langattoman verkon palvelut kokonaispalveluna. Langattoman verkon kattavuusvaatimus: toimitilan kerrokset 1 ja 2, osin kerros 3 sekä kellarikerros (liite 3). Tarjoajan (hankinnan toimittajan) tulee avustaa internet-yhteyden hankinnassa ja hallinnassa. Tällä hetkellä internet-yhteys on Funetin kautta.Tilaajalla on tällä hetkellä käytössään nykyisen IT-partnerin omistamina seuraavat LAN-verkon laitteet: - 3 kpl 48-porttisia verkkokytkimiä (Juniper EX4100-48MP) - 1 kpl 24-porttinen verkkokytkin (Juniper EX4100-24P) - 25 kpl WLAN-tukiasemia (Juniper AP45) Näiden jatkokäytöstä / lunastamisesta voidaan tarvittaessa neuvotella mutta Tarjoaja voi toteuttaa verkkoratkaisut luonnollisesti vapaasti haluamallaan tekniikalla. 4.6 Microsoft 365 -hallintapalvelut Ei ydintoimintajärjestelmien tai hallinnollisten järjestelmien teknistä pääkäyttäjyyttä tai muiden alustojen hallintaa. Microsoft-lisenssit oppilaitos hankkii keskitetysti suoraan AMKE ry:n kilpailuttaman toimittajan (Dustin Oy) kautta, kansallisena EES-sopimuksena. Tämän perusteella Tilaajalla on käytössään 1.1.2025 – 31.12.2027 Microsoft 365 A5 -lisenssin palvelut koko henkilökunnalle ja opiskelijaetutuotteet opiskelijoille. Tilaaja hallinnoi kalenterista varattavia resursseja. Tiedostopalvelut Microsoft 365 -ympäristön mukaisina. Verkkoasemista luovutaan (tarkkaamon mahdollisesti tarvitsemat erityisratkaisut hoidetaan paikallisesti). Microsoft 365 -ympäristön (Exhange/Outlook Online, Teams, SharePoint, OneDrive) varmistuspalvelut. Pilveen tallennettavan materiaalin varmuuskopiointi. Henkilökohtaisen tallennustilan määrä nykyisellään: opiskelijat 78 kpl à 1 GB, muu henkilökunta 120 kpl à 4 GB, hallinto 10 kpl à 20 GB). TARJOUKSESSA HUOMIOITAVAA Täytettävä Palveluiden hinnoittelu - liite se hyväksyttävä Vaatimukset palveluille -liitteen sisältö. Tarjoajalta tarvitaan oma soveltuvuuskuvaus, palvelutasokuvaus sekä käyttöönotto- ja projektisuunitelma. Sopimuksissa käytetään joko JIT-ehtoja tai IT2022-ehtoja. Tarjoaja tekee omat sopimusluonnokset palvelusopimukseksi ja käyttöönottoprojektille. Tarjoukset liitteineen ja kuvauksineen tulee toimittaa sähköpostitse 7.2.2025 klo 12 mennessä osoitteeseen harri.pellikka@konservatorio.fi. Lisätietoja saa edellä mainitusta sähköpostiosoitteesta tai puhelinnumerosta 050 5643488 virka-aikaan.Tarjousten arvioimisessa käytetään Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:n tarjoamia konsulttipalveluita. Tarjouspyyntö ja liitteet lisätään toisalle tänne alustalle .