Tuusulan kunnan tila- ja vuokrahallintajärjestelmä

KORJAUS 5.8.2025 Liite 4 Tarjouslomake on korvattu uudella, jossa vertailuhinnan kaava on valmiina. Liite on nimetty uudelleen, Liite 4 Tarjouslomake 5.8.2025. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Hankinnan kohteena on kiinteistöjen tietojen hallintaan, dokumentointiin ja raportointiin tarkoitettu tila- ja vuokrahallintajärjestelmä, joka toimii kokonaan pilvipalveluna. Järjestelmä ohjelmistopalveluna (SaaS) tarkoittaa Tila- ja vuokrahallintajärjestelmän ja sen käyttöoikeuksien toimittamisen ohjelmistopalveluna, jossa toimittaja vastaa järjestelmän edellyttämistä konesali- ja kapasiteettipalveluista. Tavoitteena on löytää valmis ratkaisu, joka soveltuu Tuusulan kunnan olemassa olevaan tietotekniseen ympäristöön mahdollisimman yksinkertaisesti. Hankintayksikkö korostaa, että tavoitteena ei ole aloittaa järjestelmäkehitystyötä "scratchista" palveluntuottajan kanssa, vaan löytää valmis ratkaisu avaimet käteen -toteutuksella. Tila- ja vuokrahallintajärjestelmän käyttöönotto tarkoittaa valmistuotteeseen perustuvan Tila- ja vuokrahallintajärjestelmän kiinteähintaista käyttöönottoa Tuusulan kunnassa tämän hankinnan vaatimusten mukaisessa laajuudessa. Käyttöönottoa voi edeltää valmistuotteen sovittaminen tai kehittäminen Tuusulan kunnan tarpeita vastaavaksi. Tavoitteena on saada sopimus voimaan 1.11 2025. Sopimus on toistaiseksi voimassa oleva. Hankittava kokonaisuus koostuu vähintään seuraavista osa-alueista: Kiinteistörekisteri, jossa vähintään seuraavat toiminnollisuudet - rakennusten arvot (arvojen päivitystoiminto) - karttatoiminnallisuus, jossa rakennukset merkitty dynaamiselle karttapohjalle - muokattavat tietokentät ja hierarkiat Tilahallinta, jossa vähintään seuraavat toiminnollisuudet - Graafinen tilahallinta, jossa dynaamiset pohjakuvat - Henkilöiden/henkilöryhmien sijoitus tiloihin eri värein näytettynä - Aikaan sidotut tiedot - Tasot eri käyttöjä varten, esimerkiksi siivousalueet Vuokrauksen hallinta, jossa vähintään seuraavat toiminnollisuudet - Sisäisten vuokrien laskenta, joka edellyttää toteutuneiden kustannusten tuontia talouden järjestelmästä integraation avulla (nykyinen käytössä oleva järjestelmä on Visma Intime) - Sisäisten vuokrien vienti talouden järjestelmään - Ulkoisten vuokrasopimusten perustaminen järjestelmään - Sisään vuokrattujen tilojen sopimusten hallinta - Vuokran tarkistusten laskenta automaattisesti - Vuokrasopimuksen päättymiseen liittyvät tehtävät - Laskutustietojen siirto taloushallinnon järjestelmään Tämän hankinnan kohteena on Tuusulan kunnan Tilapalveluiden käyttöön tuleva kiinteistöjen tietojen hallintaan, dokumentointiin ja raportointiin tarkoitettu tila- ja vuokrahallintajärjestelmä, joka toimii kokonaan pilvipalveluna. Järjestelmä ohjelmistopalveluna (SaaS) tarkoittaa Tila- ja vuokrahallintajärjestelmän ja sen käyttöoikeuksien toimittamisen ohjelmistopalveluna, jossa toimittaja vastaa järjestelmän edellyttämistä konesali- ja kapasiteettipalveluista. Tavoitteena on löytää valmis ratkaisu, joka soveltuu Tuusulan kunnan olemassa olevaan tietotekniseen ympäristöön mahdollisimman yksinkertaisesti. Hankintayksikkö korostaa, että tavoitteena ei ole aloittaa järjestelmäkehitystyötä "scratchista" palveluntuottajan kanssa, vaan löytää valmis ratkaisu avaimet käteen -toteutuksella. Valinnoissa annetaan erikseen painoarvo (V2) tavoitteiden saavuttamiselle. Käyttöönotto tarkoittaa valmistuotteeseen perustuvan Tila- ja vuokrahallintajärjestelmän kiinteähintaista käyttöönottoa Tuusulan kunnassa tämän hankinnan vaatimusten mukaisessa laajuudessa. Käyttöönottoa voi edeltää valmistuotteen sovittaminen tai kehittäminen Tuusulan kunnan tarpeita vastaavaksi. Tuki- ja ylläpitopalvelun tavoitteena on sujuva palveluprosessi, joka varmistaa laadukkaan ja hallitun asiakas- ja käyttäjäkokemuksen. Asiantuntijapalvelun tavoitteena on mahdollistaa järjestelmän kehittäminen uusien tarpeiden mukaisesti. Asiantuntijapalvelulla ei kuitenkaan tarkoiteta valmistuotteen normaalia jatkuvaa kehittämistä. Tuleva Tila- ja vuokrahallintajärjestelmän kokonaisuus koostuu vähintään seuraavista osa-alueista: Kiinteistörekisteri o rakennusten arvot (arvojen päivitystoiminto). Rakennuksen arvoilla tarkoitetaan teknistä arvoa ja jälleenhankinta-arvoa, joita käytetään sisäisten pääomavuokrien laskennassa. Määritellyt arvot tuodaan järjestelmään, jossa pitää olla toiminto arvojen päivittämiseen o karttatoiminnallisuus, jossa rakennukset merkitty dynaamiselle karttapohjalle o muokattavat tietokentät ja hierarkiat Tilahallinta o Graafinen tilahallinta, jossa dynaamiset pohjakuvat o Henkilöiden/henkilöryhmien sijoitus tiloihin eri värein näytettynä o Aikaan sidotut tiedot o Tasot eri käyttöjä varten, esimerkiksi siivousalueet o Sisäisten vuokrien laskenta, joka edellyttää toteutuneiden kustannusten tuontia talouden järjestelmästä integraation avulla (nykyinen käytössä oleva järjestelmä on Visma Intime) o Sisäisten vuokrien vienti talouden järjestelmään o Ulkoisten vuokrasopimusten perustaminen järjestelmään o Sisään vuokrattujen tilojen sopimusten hallinta o Vuokran tarkistusten laskenta automaattisesti o Vuokrasopimuksen päättymiseen liittyvät tehtävät o Laskutustietojen siirto taloushallinnon järjestelmään Tarjouspyynnön liitteenä on vaatimusluettelo, jossa on esitetty tarjottavalta ratkaisulta edellytetyt pää- ja alatoiminnollisuudet sekä yleiset tekniset ja toiminnalliset vaatimukset. Tarjouspyynnön kohdassa Hankinnan kohteen kriteerit on tarkennettu mainittujen päätoiminnollisuuksien sisältöä. Toimittaja vastaa järjestelmän käyttöönotosta, käyttöönottokoulutuksesta, ylläpidosta ja kehittämisestä sekä asiakaspalvelusta ja teknisestä tuesta koko sopimuskauden ajan (V1) vaatimusluettelon mukaisesti. Sopimus on toistaiseksi voimassa oleva. Sopimuksen irtisanomisaika on molempien osapuolten osalta kuusi (6) kuukautta. Hankintapäätös on tavoitteena tehdä syyskuussa 2025. Sopimukset allekirjoitetaan, kun päätös on saanut lainvoiman. Työ aloitetaan välittömästi sopimuksen ja salassapitositoumusten allekirjoittamisen jälkeen. Tavoitteena on saada sopimus voimaan 1.11 2025. Toimittajan tulee viedä käyttöönottoprojekti kokonaan läpi ja saattaa järjestelmä asiakkaalle tuotantokäyttöön tavoitteellisesti 31.11.2025 mennessä. Piirustusten osalta käyttöönottoaikataulu 1.4.2026 mennessä.